Estratégias para organizar o seu dia mesmo tendo muitos clientes

Saber que o seu dia está muito preenchido é, por um lado, bom sinal, pois significa que o seu negócio está tendo muitos clientes. Por outro lado, isso pode ser uma verdadeira dor de cabeça para o freela, que sente dificuldades em planejar o dia, definir prioridades ou mesmo saber quanto cobrar por aquele cliente. Até existem aplicativos que o podem ajudar nessa tarefa e nós aqui já falamos de alguns como o MyPrice ou o Paymo. No entanto, por mais ferramentas que utilize – e aconselho que o faça – você acabará sempre por sentir dificuldade em outro ponto: a sua própria organização.

Para entender o que estou dizendo, basta imaginar esta história: você definiu que vai dedicar todas as segundas-feiras pela manhã ao cliente “A”. No entanto, ele resolve ligar numa segunda-feira à tarde e pede para você fazer aquele “favorzinho”. Você, como bom freela, diz que sim e com isso perdeu mais hora da sua segunda-feira. Como todos sabemos, tempo é dinheiro e por isso significa que você já terá “perdido” uma hora do seu dia com aquele cliente. E agora, será justo cobrar por essa hora? E será que vale a pena abrir um aplicativo apenas para isso, perdendo mais alguns minutos? É para responder a essas e outras perguntas que criamos o post de hoje.

Nota: A organização é essencial na vida de qualquer freelancer. Se você sente que a sua produtividade está caíndo, aconselho vivamente que leia este e este post.

COMEÇANDO DO ZERO

Antes de pensar em métodos e estratégias para resolver este problema, é necessário pensar no início de todo o processo: que gênero de cliente é este? Será um cliente habitual ou novo? O trabalho é um valor mensal fixo ou é apenas um projeto com início e fim num curto período de tempo? É que a situação muda consoante estas situações. Se por um lado for um cliente com um contrato prolongado e que você tem alguma confiança, talvez investir uma hora a mais nessa semana não seja muito problemático. Por outro lado, se for um projeto de uma semana, uma hora a mais poderá fazer toda a diferença. Mais à frente neste artigo, explicaremos o que deve fazer em cada uma destas situações.

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O primeiro conselho para começar a organizar o dia de uma forma eficaz é definir um período da semana para esse cliente. A meu ver, definir blocos do dia como uma manhã ou uma tarde para cada cliente é o ideal. Eu sei que pode parecer muita hora, mas a verdade é que é preferível dar tempo a mais e oferecer um trabalho com qualidade do que ficar contando os minutos e querendo terminar tudo rápido só porque você precisa de começar o trabalho para outro cliente.

O hábito de reservar horas a mais também resolve outro problema: o de querer cobrar “baratinho” pelos seus serviços apenas porque encontrou mais uma hora livre para um novo cliente. Para que entenda melhor, vou partilhar com vocês em baixo a simulação de uma organização semanal que eu aconselho.

calendário para freelancers

Nesta simulação, eu dividi os blocos de tempo para cada cliente. Como é óbvio, ele deve ser adaptado a cada situação e se você tem um cliente que ocupa um dia inteiro, sinta-se à vontade para dedicar as oito horas do seu trabalho para ele. No entanto, neste mesmo calendário eu deixei uma nota muito importante: reservei um dia para alterações. Ou seja, todas as quartas-feiras durante a tarde são reservadas para alterações. Assim, posso garantir ao meu cliente que naquele dia a mudança que ele pediu vai ser realizada.

Cliente: Luciano, poderia escrever um texto extra para o nosso site? (pedido feito numa segunda-feira)

Eu: Ok cliente sem problemas, tenho uma hora livre na quarta-feira à tarde pode ser?

Deixando a quarta-feira à tarde livre para você fazer alterações, a sua semana fica equilibrada e o cliente não necessita de ficar esperando vários dias (o que aconteceria se você reservasse o período de alterações para sexta-feira, por exemplo). Como é óbvio, existem alterações diferentes umas das outras. Se essa mudança for algo rápido (entre cinco a dez minutos), talvez você possa realizar essa mudança na hora, fazendo com que não acumule trabalho e ao mesmo tempo deixe o seu cliente satisfeito. Por outro lado, se essa mudança for muito significativa e ocupar várias horas, o melhor é trocar uma ideia com o cliente.

ATENÇÃO AO INÍCIO DA PARCERIA COM O CLIENTE

 Grande parte dos pedidos extra por parte do cliente acontecem porque no início da parceria não foram definidas regras e é essa falta de regras que muitas vezes leva a maus entendidos entre o freela e o cliente. Já explicamos neste artigo como deve fazer um acordo escrito com o futuro cliente e voltamos a reforçar a importância de deixar algo escrito como prova. O Email é mesmo a melhor ferramenta para isso (escusado será dizer que necessita de ficar com todos estes documentos guardados). Mesmo que o acordo seja feito por telefone, diga ao seu cliente “vou apenas enviar um email para deixar a parceria completamente formalizada, ok”?

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Mas quando fizer esse documento seja bem específico: tarefas que vão ser realizadas, quanto tempo vai ser investido nessas tarefas, qual o resultado final, o que fazer no caso do pagamento não ser feito a tempo, etc. Como é óbvio, melhor será se esse documento for revisado por um advogado, mas isso apenas compensa no caso de ser projeto de maior volume financeiro.

CADA CLIENTE CADA CASO

Existe uma grande diferença entre as grandes empresas que prestam serviços e os freelancers. É que nas grandes empresas não existe um relacionamento mais próximo, enquanto que com o freela esse relacionamento acaba sempre por surgir, apesar de não ser aconselhável que passe certos limites. E essa mesma ligação por vezes pode ser uma “porta aberta” para que o cliente se sinta à vontade para pedir aquele “favorzinho” extra. Então, o que fazer?

Aqui você tem duas opções. Se você for daquelas pessoas que tem dificuldades em dizer um não ao seu cliente, a melhor forma de trabalhar é ser pouco flexível: a partir do momento em que o cliente pedir uma tarefa que ultrapasse os dez minutos, informe ele dizendo que terá um custo extra.

“Marcos,

Obrigado pelo seu contato. O pedido que me está fazendo já ultrapassa o que tinhamos combinado no nosso email inicial. Caso pretenda essa alteração ela terá um custo extra de X’s. Espero que compreenda a situação mas com este email apenas pretendo manter o acordo inicial, com o intuito de manter uma relação sincera e duradoura.

Continua interessado nesta alteração?

Qualquer dúvida estarei sempre à disposição”

Por outro lado, se você for uma pessoa com alguma capacidade crítica para analisar a situação, perceber a importância do cliente e o que ele tem dado para você, talvez seja uma boa opção pensar um pouco na sua resposta, dando a chance de realizar essa alteração sem qualquer custo. Não digo que você tenha de fazer isso sempre, mas se conseguir “jogar” de forma inteligente com a situação, esta opção pode funcionar a seu favor no futuro. No entanto, tenha cuidado para não fazer com que o cliente pense que pode pedir os seus serviços extra de forma gratuita sempre que entender.

“Marcos,

Tudo bem? Obrigado pelo seu email. Não terei quaisquer problemas em fazer essa alteração. Estarei realizando ela na quarta-feira à tarde, ok?

Apesar de não constar nos pontos acertados no início da nossa parceria, acho que esta mudança poderá ser extremamente benéfica para o nosso projeto e por isso decidi fazer ela sem qualquer custo.

Até já!”

Neste último ponto a referência do “Apesar de não constar nos pontos acertados no início da nossa parceria” deixa o cliente pensando e até com algum peso na consciência por ter pedido esta tarefa extra. Além disso, deixa um aviso de que desta vez você até vai fazer a alteração, mas da próxima vez você irá cobrar por esse serviço.

organizar o dia

7 FERRAMENTAS PARA SABER QUANTO COBRAR AO CLIENTE

Já no início do texto demos exemplos de ferramentas que o podem ajudar a organizar e a saber quanto cobrar pelos seus serviços. Aquelas são apenas alguns exemplos de aplicativos mas existem mais, muitos mais no mercado. Confira abaixo uma lista das mais interessantes e quais os seus principais serviços.

  • HarvestÉ um dos mais completos aplicativos e é utilizado no mundo inteiro. Foi o primeiro software deste gênero e aconselho vivamente, até porque tem um período de testes de 30 dias. O seu preço também é bastante barato, tendo um custo de 12 dólares por cada freelancer. Também conta com um aplicativo para o iPhone.
  • OnthejobMais um site em inglês que está a fazer bastante sucesso e que conta com um design agradável. É desenvolvido pela StuntSoftware, uma das melhores empresas da área. Ao contrário da maioria, no Onthejob você apenas necessita de fazer um pagamento.
  • PaymoMuito simples e fácil de usar, o Paymo é completamente grátis e ainda conta com um site em português.
  • FreshbooksSe existe alguém freelancer que não conhece o FreshBooks é porque ainda não procurou o suficiente para um software de faturamento. Este aplicativo já existe no mercado há vários anos e permite que você passe recibos em qualquer moeda.
  • Less AccountingOutro aplicativo também muito antigo. Aqui você insere as horas, faz as contas do valor e imprime o documento. Fácil e rápido de lidar.
  • iBizIdeal para quem trabalha com o iCal pois permite que faça a sincronização com o calendário da Apple. Os relatórios criados por este aplicativo são bastante interessantes.
  • Klok: É dos aplicativos para Desktop mais baratos (custa 19,99 dólares) e ainda sincroniza com o Harvest, Freshbooks ou com o próprio Paymo.

Se quiser saber um pouco mais sobre este gênero de aplicativos, dê uma olhada neste artigo onde damos a conhecer 12 ferramentas dedicadas a este assunto.

CONCLUSÃO

Você está com um número elevado de clientes? Não se preocupe, pois isso é bom sinal. Agora, cabe a si colocar em prática todas as táticas que transmitimos neste artigo. Tenho a certeza que a partir de agora o seu dia ficará mais organizado e focado nas tarefas que realmente importam. Mas acima de tudo, terá menos problemas com clientes e conseguirá produzir um trabalho com melhor qualidade.

Só em jeito de nota final, apenas mais dois pontos:

  • Se você também tem conseguido lidar com muitos clientes ao mesmo tempo, parabéns! Conte-nos como faz e ficaremos satisfeitos em saber como consegue fazer isso. Sem dúvida será uma grande ajuda para as outras pessoas que lerem este artigo.
  • Outra dica: há pouco tempo comecei a utilizar o Sunrise Calendar para organizar o meu dia e estou a gostar bastante da ferramenta. Se quiser dar uma olhada, clique aqui.

Abraço!

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Comentários (7) Interações no Twitter (25)

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  • Fred Bueno

    Outra detalhe muito importante e que não foi citado, é conhecer os seus limites em relação a uma demanda muito grande. Saber otimizar seu trabalho, dividir/delegar serviços com parceiros de confiança é essencial. A ganância e a vontade de tentar abraçar o mundo sozinho nos fazem perde qualidade e compromete prazos.

    22/02/2013

    Responder
    • Oi Fred,

      Boas dicas! Sem dúvida alguma, até porque a capacidade de qualquer freelancer tem os seus limites e quando a demanda aumenta, a qualidade também tende a diminuir.

      Abraço Fred e bom trabalho!

      22/02/2013 Luciano Larrossa

      Responder
  • Stenio Ribeiro

    Olá Luciano, ótimo artigo como é o ativo da Escola Freelancer. Mas por acaso, qual é o aplicativo ou software que utiliza na imagem usada como exemplo de calendário?

    Obrigado, um abraço!

    23/02/2013

    Responder
    • Olá Stenio,

      O aplicativo que estamos usando é o iCal, mas poderia ser feito no google Calendar por exemplo, tudo depende da forma como você prefere organizar o seu dia :)

      Abraço!

      24/02/2013 Luciano Larrossa

      Responder
  • Ricardo Sierban

    Muito elucidativo este artigo, já a algum tempo que tento alternativas para trabalhar como Freela, porém não fui muito feliz em minhas empreitadas, algumas vezes porque desisti e não tive paciência e outras porque simplesmente não deram certo.
    Luciano,já acompanho o seu blog e o grupo escola a algum tempo e estou participando hoje para agradecer as dicas que sempre compartilha, participo hoje com outro e-mail porque encontrei um novo trabalho que apesar de ainda não ter gerado renda ,porque é muito recente (4 dias), está deixando-me muito feliz quanto a qualidade (de algumas empresas) e das possibilidades, sendo assim estarei sempre presente no Escola Freelancer para tirar algumas dúvidas e principalmente para motivar-me.

    Obs: Vou testar os aplicativos que você indicou assim quem sabe eu consigo organizar o meu tempo, estou trabalhando de 12 a 14 horas por dia, mas com um detalhe trabalhando com muito prazer.

    Abs.

    23/02/2013

    Responder
    • Olá Ricardo,

      Muito obrigado pelo seu comentário! :) Fico contente que os nossos conselhos estejam ajudando a melhorar a sua vida e que tenha conseguido evoluir os seus resultados. Teste o aplicativo sim ele é excelente. Fiquei muito satisfeito por ter baixado ele :)

      Abraço

      24/02/2013 Luciano Larrossa

      Responder
  • Rafael Danigno

    Luciano, gostei muito do texto, principalmente do segundo exemplo de e-mail (o que contém “Apesar de não constar nos pontos acertados no início da nossa parceria” ). Boa sacada!!

    27/02/2013

    Responder

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