Como utilizar o Go To Meeting para ter reuniões com os seus clientes

Há alguns dias eu precisava de ter uma reunião com um cliente e a opção habitual, o Skype, deixou de funcionar. Ele era o meu aplicativo para reuniões preferido, não só pela sua qualidade mas também seu custo praticamente nulo. No entanto, surgiu um problema naquele dia: sempre que era aberto ele fechava automaticamente. Depois de horas procurando por uma solução para esse problema no Skype, acabei por tomar uma decisão: estava na hora de trocar de aplicativo para realizar reuniões. Foi nesse momento que testei pela primeira vez o Go To Meeting, um aplicativo que foi construído para ajudar todos aqueles que precisam de realizar reuniões à distância com a sua equipa de trabalho ou com clientes.

Nota: Se você está procurando por uma opção para ter reuniões eficazes, confira este nosso artigo sobre o Google Hangouts clicando aqui

A minha experiência com esta ferramenta foi fantástica e por isso decidi partilhar com vocês alguns dos conhecimentos que adquiri não só durante essa reunião mas também durante as tentativas seguintes. O Go To Meeting é um aplicativo muito simples que garante qualidade e ao mesmo tempo tem uma interface bastante intuitiva, tornando agradável a experiência do usuário. O primeiro passo para começar a experimentar a ferramenta é fazer o seu login. Apesar do custo ser um pouco elevado (49 dólares por mês) o aplicativo permite que você tenha um período de teste de 30 dias, o que é mais do que suficiente para experimentar a ferramenta. Tal como é muito comum, o Go To Meeting pede o número do seu cartão de crédito e se você não quiser usar mais depois do período de teste, convêm que esteja atento e que cancele a sua conta. Tal como acontece com o Skype, o Go To Meeting necessita que seja baixado um aplicativo. Esse processo também é bastante simples e em poucos segundos já terá a ferramenta pronta a ser utilizada

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COMEÇANDO A USAR O GO TO MEETING

Agora, você já tem tudo pronto para começar a sua primeira conferência! A primeira imagem que aparece na sua tela deve ser a que está vendo logo abaixo.

Go to Meeting como usar

Agora, você tem quatro opções:

  • Join: Você se juntará a uma reunião que já esteja acontecendo. Para isso você necessita de ter acesso ao link e ao código que é gerado.
  • Meet now: Aqui você começará todas as reuniões que quiser. Você aqui é quem comanda a reunião e define os convidados. Ideal se você quiser marcar um encontro com o cliente.
  • Schedule meeting: Neste caso você irá marcar uma reunião com o seu cliente com uma data pré-definida. Esta opção ajuda aqueles profissionais mais esquecidos. Basta marcar o dia e a hora com o cliente e o próprio Go To Meeting gera um link e um código próprio para aquele momento.
  • My meetings: Neste local vão ficar todas as suas reuniões, no qual você poderá ver com quem foi, a que horas foi, qual foi o código gerado, etc.

MARCANDO UMA REUNIÃO COM O GO TO MEETING

Se você está precisando de marcar uma reunião com o Go To Meeting preste atenção aos próximos passos. Quando você clicar no botão Meet now, aparecerá na sua tela uma imagem como a que está logo abaixo.

Go to Meeting

Para entender melhor como funciona esta janela, vamos separá-la nas suas cinco secções: Screen Sharing, Attendee list, Audio, Webcam e Chat. A primeira de todas é mesmo o Screen Sharing, onde você vai dar autorização para que a pessoa que está do outro lado veja a tela do seu computador (cuidado para apagar tudo aquilo que não seja conveniente que o cliente veja). Se quiser parar esta opção, basta apenas clicar no botão verde que está à sua esquerda. Se você quiser gravar a reunião, tem ainda a opção “record”. Tenha em atenção que é necessário clicar no botão para a gravação se inicie, pois o gravador não começa a trabalhar automaticamente.

Dica de artigo: 12 aplicativos para manter o foco enquanto trabalha na frente do computador

Go_to_Meeting_lista

A opção mais abaixo dá a conhecer todas as pessoas que estão nessa conversa. Ao lado do nome, estão todos os dispositivos que cada interveniente tem ligado. Na parte inferior (na nossa segunda seta), você tem a opção “invite others”, que tal como o próprio nome indica, serve para você convidar as outras pessoas. Ao clicar aí surgem duas opções: copiar o código e depois enviá-lo a outra pessoa ou então gerar um email com todos os dados necessários. Como é óbvio, o endereço de email é à sua escolha (é a opção mais rápida e prática).

Audio no Go to Meeting

O audio é outro dos fatores importantes na reunião. O Go To Meeting tem uma qualidade impressionante a nível de audio e fica um passo à frente do Skype neste aspeto, que algumas vezes falhava a nível do audio. Aqui você tem duas opções: Telephone e Mic & Speakers. A primeira é para quem está usando o celular enquanto que a segunda serve para quem está utilizando o computador. Atenção que se não tiver esta opção ativada e quiser mesmo assim falar através do seu computador isso não será possível, sendo obrigatório ter o Mic & Speakers ativado. Para ter a certeza que tudo está certo, as duas barras que estão logo abaixo devem estar, de vez em quando, a serem preenchidas por uns retangulos verdes.

webcam no Go to Meeting

Com a opção da webcam ativa, você terá acesso a uma imagem de si mesmo mas as outras pessoas também passarão a vê-lo. Para conseguir partilhar a webcam basta clicar no botão que está à sua esquerda. A imagem é bastante nítida e ela não costuma travar com os seus movimentos mais bruscos, como também acontecia com o Skype.

Chat no Go to Meeting

A última opção é o chat, onde você pode falar com as outras pessoas da reunião. Esta secção serve essencialmente para você enviar mensagens que seriam muitos difíceis de transmitir por voz como links ou códigos. Você pode ainda escolher se essa mensagem será enviada para todas as pessoas ou apenas para os organizadores da reunião.

definições no Go to Meeting

O Go To Meeting tem ainda as suas próprias definições, onde você pode alterar alguns pontos muito interessantes, tais como: definir para onde irão as suas gravações, enviar uma mensagem de boas-vindas para todas as pessoas que entram na reunião (como demonstramos na imagem acima) ou mesmo escolher o tamanho que aparecerá a sua webcam.

OUTRAS FUNÇÕES DO GO TO MEETING

O Go To Meeting conta com outras funções além da simples reunião com um cliente. Ele permite que você faça webinars e sessões de treino. Explicaremos com funciona de seguida cada um deles:

  • Webinars: Você quer dar uma palestra para centenas de pessoas sobre um tema? Nada melhor do que os webinars do Go To Meeting. Eles funcionam de uma forma bastante simples. Você programa o seu webinar e cria um formulário onde as pessoas vão poder realizar a inscrição. Depois, serão enviados lembretes para essa pessoa avisando da hora do webinar, etc. Na hora do webinar você poderá partilhar a sua tela do computador, fazer pools e ainda acompanhar os resultados. Sim porque os participantes necessitam de dar o seu email para realizarem a inscrição e no final do webinar você pode usar todos esses emails e carregar para a sua base de dados. Simples e eficaz.
  • Sessões de treino: Elas funcionam de uma maneira semelhante ao webinar mas desta vez o objetivo é treinar pessoas, permitindo uma maior interação entre a pessoa que está aprendendo e os restantes. Além disso, permite também que você forneça material para os participantes mesmo antes do treino começar. No final, os “alunos” poderão fazer uma avaliação do seu trabalho e você poderá enviar um email sugerindo algum produto ou programa de consultoria.

APLICATIVO PARA IPHONE E ANDROID

O Go To Meeting conta ainda com um aplicativo para iOS e Android que pode ser muito útil para quem está constantemente em viagem. O único ponto negativo é mesmo que a qualidade das chamadas acaba caindo um pouco se você estiver utilizando a internet móvel. Já se for no iPad a experiência acontece de forma bem mais positiva do que no iPhone, por exemplo. Como é óbvio, o aplicativo é um pouco mais limitado mas cumpre as funções normais como realizar chamadas, convidar pessoas ou juntar-se a uma reunião que esteja acontecendo. De realçar que o aplicativo do Go To Meeting é gratuito.

OPINIÃO FINAL SOBRE O GO TO MEETING

Se você está procurando uma ferramenta segura, simples e que não falhe no momento que você mais procura, o Go to Meeting é a solução certa. Adorei a experiência. Confesso que receava o software pois afinal de contas, o Skype sempre foi a primeira opção e tinha receio em prestar um mau serviço para o cliente se utilizasse um aplicativo novo. Aconteceu tudo ao contrário: não existiram falhas e a qualidade da chamada foi perfeita. Como é óbvio, o Go To Meeting tem um contra: o preço. O elevado custo de 49 dólares por mês acaba por compensar apenas com aquelas pessoas que tenham um número elevado de reuniões. Mas se você é daquelas pessoas que tem um volume de negócios considerável e que está procurando por um aplicativo que melhore a qualidade do relacionamento com os seus clientes, o Go To Meeting é sem dúvida a melhor opção.

E você, o que achou do Go To Meeting? Já tinha experimentado antes?

Abraço

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